Zijn e-mail & sociale media onproductief op de werkvloer?

Tweet

Terwijl ze in theorie uw werk en resultaten verbeteren, hinderen e-mail en online communicatiemiddelen u in het uitvoeren van uw dagelijkse job.  Zo lijkt de stroom van inkomende e-mails oneindig en verliest u makkelijk enkele uren per dag aan het onderhouden van uw online netwerken.  Maar zeg nu eens eerlijk, is dat dan de fout van die communicatiemiddelen of ligt de oorzaak van dat tijdverlies bij uzelf?

Technologische tirannie of eigen schuld?
Op de website van de Engelse krant The Guardian | The Observer verscheen op zondag 1 november een kritisch opiniestuk getiteld ‘The new fast ways of keeping in touch are driving us further apart’ en met als veelzeggende subtitel ‘E-mail, texting and Facebook let us hide behind our computer screens instead of talking to each other. Is the tyranny of technology to blame or ourselves?’.  Vrij vertaald: online media maken ons asociaal, want e-mail, sms en online netwerken zoals Facebook houden ons achter ons beeldscherm gekluisterd in plaats van met elkaar ‘live’ te praten.  Is de tirannie van de technologie de grote boosdoener of moeten we dit aan onszelf wijten?

Meer communicatiemiddelen, minder echt contact…
Elizabeth Day, de auteur, is zeker niet de enigste die deze kritische vraag opwerpt.  Zeker nu, met de opkomst van sociale media in het bedrijfsleven, argwanen heel wat mensen de mogelijke ‘neveneffecten’, zeg maar nadelen, van e-mail & online netwerken.  Om na te gaan of die argwaan al dan niet terecht is, ging de auteur onder andere te rade bij literair criticus en schrijver van het boek ‘The tyranny of email’ John Freeman.  Volgens Freeman is de recente toename van online communicatiemiddelen er de oorzaak van dat we met z’n allen van elkaar vervreemden.  Hij citeert daarbij de Franse filosoof Guy Debord: “the lonely crowd”.  We zijn tezamen, denken we, maar eigenlijk elk op onszelf eenzaam.

Meer communicatiemiddelen, minder echte werktijd…
Daarenboven, stelt Freeman, is het opvallend dat een toename van digitale communicatie een afname van onze productiviteit bewerkstelligde.  “We besteden zoveel tijd aan het controleren van onze e-mail inbox en aan het ‘updaten’ van onze profielen op alle sociale media websites dat de werktijd die overblijft vreselijk gefragmenteerd is, vaak tot stukjes van enkele minuten herleid.”  Paradoxaal, zo besluit hij.

Online communicatie lijkt op gokken en heeft mentale impact…
“Want je weet nooit wanneer er misschien iets nieuw, vers van de pers, in je inbox of via je online netwerk binnenvalt.” Dus telkens wanneer je langs je inbox gaat, is er die nauwelijks op te merken opwinding, die nieuwsgierigheid, volgens Tom Stafford (psychologie & cognitieve wetenschappen Universiteit van Sheffield, Verenigd Koninkrijk).  Yoram Kalman, onderzoeker aan de ‘Open University of Israel’, vult deze psychologische visie aan door te stellen dat de impact van een gevoerde online communicatie langer duurt dan we op het eerste gezicht veronderstellen.  Van zodra u op de ‘Verzenden’-knop drukte, gaan er onbewust enkele bedenkingen door uw hoofd.  Zo vraagt u zich bijvoorbeeld af wat en wanneer uw ontvanger zal reageren.  En op deze manier wordt die online communicatie (e-mail of sociale media) een ononderbroken ketting doorheen uw werkdag.

Online communicatie vermindert onze communicatieve vaardigheden…
Naomi Baron, taaldocent aan de ‘American University’ in Washington DC, snijdt een ander mogelijk nadeel van online contacten aan.  De achteruitgang van ons taalgebruik en van onze communicatieve vaardigheden (schrijven, woordenschat,…).  Daarbij komt dat terwijl onze huidige historici in hun zoektochten kunnen terugvallen op rijkelijk gevulde, geschreven bronnen uit het verleden, de toekomstige vorsers het zullen moeten stellen met heel wat minder informatie.  Want naast de taalarmoede is onze communicatie heden veelal vluchtig en bijgevolg oppervlakkiger.

Online communicatie verhoogt stress en vermindert onze aandacht…
Die vluchtige manier van communiceren komt voort uit tijdsdruk.  We willen alle ontvangen berichten zo spoedig mogelijk beantwoorden.  Ook de actualiteit volgen we op de voet.  Kortom, u wordt dagelijks overstelpt met een lading aan gegevens, die niet per se verband houden met uw dagelijkse job.  Verminderde aandacht en verhoogde stress volgen al gauw…

Online communicatie houdt risico’s in…
Soms voelen we ons ongemakkelijk bij persoonlijk contact, terwijl we bijvoorbeeld in een e-mail heel wat meer durven.  Op het eerste gezicht een voordeel.  Maar tegelijkertijd vormt dat ook een nadeel, is Freeman van mening.  “Er is bij online contact geen enkele vorm van lichaamstaal.”  Plots worden perceptie en interpretatie risicovolle factoren.

Wat met de andere vormen van tijdverlies op de werkvloer?
Het zal trouwe lezers van onze bedrijfsblog misschien verbazen, maar we gaan akkoord met de grote lijnen van het krantenartikel en de geciteerde argumenten.  Let wel, enkel de grote lijnen!  En… op voorwaarde dat we het debat volledig voeren! Het is momenteel in de mode om op e-mail en online netwerken te schieten.  De grote boosdoeners op de werkvloer, door die ‘nieuwe dingen’ worden uw werknemers minder productief.  Ja?  Gelooft u dat echt?  Wat dan met de aloude tijdverspilling? De koffieklets, sigaretje roken, bijpraten van bureau tot bureau,…  Neemt u dat ook in de rekening op?

Gebrek aan discipline, gebrek aan planning!
In tegenstelling tot die oude vormen van tijdsverlies zijn e-mail en online communicatiemiddelen bedoeld als een werkmiddel, een hulpmiddel.  Dat ze foutief worden aangewend, is niet hun schuld. ‘Multitasking’?  Kom op, kijk even rond!  Maak uzelf niets wijs.  Mochten we gemaakt zijn voor multitasking, zou er nu niet zoveel gezucht en gezanikt worden over onproductieve werkvloeren.  Dit debat kunnen en moeten we dringend terugbrengen tot de kern van de zaak: de gebruiker heeft geen zelfdiscipline.  Het gebruik van sociale media en e-mail moet men plannen, tijdzones voor afbakenen.

Om maar enkele dingen op te sommen:
- Consulteer uw e-mail op vaste tijdstippen en sluit het e-mail programma tijdens uw werk af.
- Surf langsheen al uw sociale media pagina’s buiten de werkuren.
- Benut u uw sociale mediakanalen in functie van uw werk?  Dan nog plant u dit best op voorhand in.
- Voorzie tijdsblokken binnen dewelke u uw online netwerk onderhoudt.
Voor de hand liggende tips, toch?  Het internet bulkt van dergelijke lijstjes.  Allemaal gebaseerd op pure logica.  Maar waarom benut u ze dan niet?

Grappig, in datzelfde Engels artikel is het John Freeman die zelf de oplossing aanhaalt voor alle bovenstaande problemen.  “Online communicatie is geen slechte evolutie voor ons privé en professioneel leven, integendeel.  Maar het hoeft niet steeds met de snelheid van het licht door ons te worden verwerkt.”  En tot slot geeft hij zelf het antwoord op de cruciale vraag: “Technologie is op zich neutraal.  Het hangt er dus allemaal van af waarvoor en hoe elkeen het benut.”

Of zoals de Hollandse cabaretier Toon Hermans vele jaren geleden, met de opkomst van televisie het mooi uitdrukte: “Televisie is als een instrument, je moet ermee leren spelen.”  (lees: omgaan)

Discussie voor eens en voor altijd gesloten.  Akkoord?