6 ‘best of’ artikels boordevol tips voor uw e-mail marketing & nieuwsbrief.

10 concrete tips voor het verbeteren van uw e-mail campagnes.
Klantenbinding en klantenwerving dankzij periodieke e-mailings? Natuurlijk wel!
Tips voor e-mail campagnes / nieuwsbrieven (e-mail marketing) deel 1.
Tips voor e-mail campagnes / nieuwsbrieven (e-mail marketing) deel 2.

Elk contact telt! Opvolging is essentieel!
Dagelijks verwaarlozen heel wat firma’s hun publieke relaties, het contact met hun publiek. Hierbij mag men geen onderscheid maken tussen bestaande klanten, leveranciers, prospecten of vreemden. Want elk contact kan een potentiële klant zijn. Want elke persoon kan goed of slecht over u praten. Elk contact telt! Lees hier waarom.

Verzamelen van e-mailadressen vormt de basis voor uw netwerk!
Zowel online (internet) als offline (dagelijks leven) is het onophoudelijk verzamelen van contactgegevens essentieel voor uw bedrijf.  Een degelijk en goed gevulde adressenlijst waarborgt uw toekomstige omzet en is de basis voor hechte en langdurige relaties met mensen die u mogelijk ooit eens van dienst kunnen zijn. Maar hoe komt u aan adresgegevens? Alvast 8 concrete tips om u op weg te helpen.

Read more »

E-mail marketing: een nieuwsbrief die scoort, is meer dan alleen tekst.

Alle gevoerde onderzoeken zijn het erover eens: e-mailberichten, voorzien van een of meerdere sociale mediatoepassingen, scoren beter. Lezers klikken vaker op links in uw e-mailbericht en zijn sneller geneigd om inhoud uit uw nieuwsbrief meteen te delen met hun eigen kennissenkring, binnen hun favoriete netwerksite. Dat is een logisch vervolg op wat we al wisten: een e-mailbericht dat gevarieerd en interactief is, scoort beter.

Rotswandschilderingen in Lascaux (Frankrijk)

Uw publiek verkiest afbeeldingen boven tekst.
Dit weetje is zo oud als de mensheid zelf. Want was het eerste dat de oermens op de muur kladde, bijvoorbeeld in Lascaux? Een saaie roman met alleen maar tekst of tot de verbeelding sprekende afbeeldingen? En vanwaar komt onze zogenaamde beeldspraak en waarom doen we er nog dagelijks beroep op? En is het toeval dat ‘Het Laatste Nieuws’ veel en grote foto’s gebruikt, en sinds jaar en dag de best verkochte krant is (opm.: natuurlijk niet enkel en alleen omwille van de foto’s)? Afbeeldingen maken onze teksten aangenaam, ze illustreren en amuseren, ze informeren en geven een sfeer mee.

Uw publiek klikt graag. Geef ze de kans.
Niemand houdt van saaie dingen. Waarom is uw e-mailbericht dan zo doods? Read more »

Verzamelen van e-mailadressen vormt basis voor uw netwerk!

Zowel online (internet) als offline (dagelijks leven) is het onophoudelijk verzamelen van contactgegevens essentieel voor uw bedrijf.  Een degelijk en goed gevulde adressenlijst waarborgt uw toekomstige omzet en is de basis voor hechte en langdurige relaties met mensen die u mogelijk ooit eens van dienst kunnen zijn.  Maar hoe komt u aan adresgegevens?

Het verzamelen van contactgegevens is belangrijk!
Ongetwijfeld wordt de wetgeving rondom e-mail marketing (het verzenden van e-mails met een commerciële bedoeling) de komende jaren nog strenger.  Logisch, de hoeveelheid ongevraagde e-mail, ‘spam’, neemt toe.  Vroeger was het eenvoudig: u ‘bemachtigde’ gelijk welk e-mailadres en verzond uw mail.  Heden mag u enkel nog commercieel getint e-mails verzenden naar mensen waarmee u al in contact staat (die u al kent) of naar de zogenaamd generieke e-mailadressen (algemene, publiek bekende e-mailadressen, bijvoorbeeld info@).  Het persoonlijk en op een correcte manier bekomen van e-mailadressen, en van contactgegevens in het algemeen, wordt dus steeds belangrijker.

Orden & organiseer uw adresgegevens op een praktische manier!

Orden & organiseer de adresgegevens
die u al heeft.
Inderdaad, het verzamelen van contactgegevens begint bij uzelf.  Losse visitekaartjes in de schuif van uw bureau, contactgegevens gekribbeld op losse papiertjes of in uw agenda, de bijgehouden informatie is binnen het bedrijf niet centraal toegankelijk voor alle medewerkers, of nog erger, niet ‘up to date’, enzovoort.  Heeft men de coördinaten van een leverancier nodig?  Dan duikt men vlug in de boekhouding, op zoek naar zijn meest recente factuur.  Het e-mailadres van dat bedrijf?  Geen nood, ik typ de vermoedelijke, eerste letters en m’n e-mailprogramma vult het automatisch aan.

Kortom, in heel wat bedrijven wordt er slecht omgesprongen met de coördinaten van alle contactpersonen.  Men neemt amper de tijd om alle adresgegevens in een lijst of op zogenaamde adreskaartjes in te geven.  Vaak uit gewoonte, gemakzucht of omdat men het niet belangrijk vindt.  Dat kost tijd en geld.  Want de dag waarop u uw adressenlijst wilt benutten, moet u dubbel zo hard werken om eerst alles op punt te zetten.

Vraag naar hun contactgegevens.
Klinkt eenvoudig?  En toch vergeet men het steeds weer!  Hebt u contact met iemand, aan de telefoon, in een gesprek in levende lijve, via e-mail, of via een of ander sociaal netwerk?  Vraag naar haar / zijn coördinaten. Dat betekent niet dat u gelijk wie opbelt voor de eerste maal en meteen naar z’n e-mailadres vraagt!  Zorg ervoor dat uw vraag op een gepast ogenblik wordt gesteld.  Doe het pas nadat uw oorspronkelijke reden van contact afgehandeld is.

Wissel contactgegevens uit.
Overhandig uw visitekaartje bij het begin of bij het einde van uw gesprek.  De kans is groot dat uw contactpersoon zijn visitekaartje geeft. Maar denk aan onze eerste tip!  Met een los visitekaartje bent u niets!  Geef dit in, in een lijst (bijvoorbeeld in Excel) of in de adressenlijst van uw e-mailprogramma.

Roep op tot actie en geef iets in ruil.
De zogenaamde ‘call to action’.  Het aanzetten tot een bepaalde actie.  Geef de persoon die uw website of blog bezoekt een goede reden om uit zichzelf (uit vrije wil) zijn contactgegevens (meestal naam / e-mailadres) achter te laten.  Geef uw bezoekers in ruil voor hun contactgegevens bijvoorbeeld een document vol interessante tips dat ze kunnen downloaden na het ingeven van hun coördinaten.

Overweeg het gebruik van sociale media.
Zorg ervoor dat u op verschillende manieren bereikbaar bent.  Adres, telefoon, e-mail en een website vormen al een mooie start.  Maar een of meerdere sociale mediakanalen zijn de kers op de ‘contacttaart’.  Via online netwerken zoals Facebook en LinkedIn kan u heel makkelijk meerdere mensen tegelijk een bericht bezorgen en ontdekt u meestal ook hun andere contactgegevens. Maar opgelet, gedraag u niet als een virtueel reclameblaadje.  Val de mensen niet lastig.  Ook op online netwerken gelden ongeschreven beleefdheidsregels.

Houd uw adressenlijst ‘up to date’!
Het bekomen van contactgegevens is een ding.  Maar ze onderhouden, dat wordt vaak vergeten.  Mensen veranderen van adres of van job.  Bedrijven verhuizen of wijzigen hun activiteiten.  E-mailadressen worden niet meer gebruikt of werden gewijzigd.  Het kan zich allemaal voordoen.  Vaak zonder dat u het opmerkt.  Blijf op de hoogte, onderhoud uw contacten en verzend op geregelde tijdstippen een e-mail (bijvoorbeeld een periodieke nieuwsbrief) waarin u een ‘call to action’ opneemt. Op die manier laat men nogmaals z’n contactgegevens achter en kan u uw adressenlijst ‘updaten’ indien nodig.

Verzamel de contactgegevens op een praktische manier.
Indien u met het idee speelt om in de toekomst aan e-mail marketing te doen, organiseert u uw adressenlijst best meteen op een zo praktisch mogelijke manier. De meeste e-mailprogramma’s (Outlook, Lotus Notes, Gmail, Hotmail,…) bevatten een onderdeel waar u de adresgegevens van al uw contactpersonen kan bijhouden.  Of u kan natuurlijk ook alle contactgegevens rechtstreeks ingeven in een lijst in Excel.  Zowel vanuit uw e-mailprogramma als vanuit Excel kan u nadien uw adressenlijst makkelijk importeren in de software waarmee u uw e-mail marketing zal uitvoeren.

Heb oog voor detail!
Tot slot, wees correct in de schrijfwijze van de naam van uw contactpersoon of diens bedrijf.  Vaak maken de puntjes op de i het verschil tussen u en uw concurrent.

Lees ook onze blogartikels:
Tips voor e-mail campagnes / nieuwsbrieven (e-mail marketing) (deel 1)
Tips voor e-mail campagnes / nieuwsbrieven (e-mail marketing) (deel 2)

Elk contact telt! Opvolging is essentieel!

Talrijke bedrijven geraken in de problemen door de crisis.  Maar is die crisis de enigste oorzaak?  Zeker?  Wij niet.  Dagelijks verwaarlozen heel wat firma’s hun publieke relaties, het contact met hun publiek. Hierbij mag men geen onderscheid maken tussen bestaande klanten, leveranciers, prospecten of vreemden.  Want elk contact kan een potentiële klant zijn.  Want elke persoon kan goed of slecht over u praten.  Elk contact telt!

Niet reageren is gelijk aan desinteresse.
Vorige week werd onze brievenbus ongevraagd getrakteerd op een krantje, uitgegeven door Centea.  Ongevraagd, want op onze brievenbus kleeft de bekende blauw-rood gekleurde sticker ‘Regionale pers JA / Folders NEEN’.  Het was zeker niet de eerste keer dat de reclame-bedeling tegen de sticker zondigde.  En normaal belandt dergelijke reclame rechtstreeks in de papierbak.  Zonder ook maar een seconde tijd en aandacht aan te verspillen.  Maar op de achterzijde van dat krantje pronkten de adresgegevens van twee lokale Centea-kantoren.  Zeer lokaal, want bijna om de hoek.

Plots kwamen de geïrriteerde dorpsbewoner en de bezorgde communicatieverantwoordelijke tegelijkertijd in mij naar boven.  Ik kroop in m’n digitale pen en stuurde hen een mailtje. Daarin liet ik verstaan dat het blauwrode klevertje op onze brievenbus botweg werd genegeerd.  Ook drukte ik m’n bezorgdheid om hun communicatiebudget uit.  Want op deze manier werd enorm veel tijd, geld en moeite verspild.  Sterker nog, mogelijk irriteerden ze meerdere bewoners, en dus potentiële klanten, met dergelijke papieren ‘spam’.  Tot slot wenste ik hen “oprecht alle succes toe in hun filialen!”.  Kortom, waarschuwing ter info + bezorgdheid / tip + gelukwensen. Niet slecht, toch?

Kreeg u ondertussen al een reactie van hen?  Wij ook niet.

Niet reageren is gelijk aan onbeleefdheid.
Een tweede voorbeeld.  Uit een bevraging van Vacature Magazine blijkt weer maar eens dat een overgroot deel van de werkgevers niets laat weten aan 7 op 10 sollicitanten wanneer deze niet in aanmerking komen voor de job.  Dat is niet alleen onattent, zeg maar onbeleefd.  Zoiets geeft ook blijk van een zekere vorm van arrogantie of op z’n minst een gebrek aan respect.  Maar bovenal is het o zo dom op commercieel vlak!

De wereld is klein…
In beide gevallen scoort men niet. Punt amen en uit.  Nochtans draait het huidig ondernemerschap net om scoren, de klok rond.  De dag waarop wij de overstap naar een andere bank overwegen, zullen we ons vast en zeker Centea herinneren.  Maar in de positieve zin?  Die sollicitant die nooit een antwoordje van u kreeg, wordt misschien ooit een gedroomde prospect.  Of zijn pa is een ondernemer die u graag nu reeds aan uw huidige klantenportefeuille wilt toevoegen.  De wereld is klein, is een vaak gebruikte spreuk.  Waarom houdt u er dan geen rekening mee?

Volg dus elk contact op! Of het nu komt van uw beste klant, of van een onbekende, via telefoon, brief, e-mail, Facebook, fax, Twitter,…  Wees bekommerd om elke persoon en reageer.  Wees sociaal en beschouw ieder individu als uw toekomstige beste klant!

Zijn e-mail & sociale media onproductief op de werkvloer?

Terwijl ze in theorie uw werk en resultaten verbeteren, hinderen e-mail en online communicatiemiddelen u in het uitvoeren van uw dagelijkse job.  Zo lijkt de stroom van inkomende e-mails oneindig en verliest u makkelijk enkele uren per dag aan het onderhouden van uw online netwerken.  Maar zeg nu eens eerlijk, is dat dan de fout van die communicatiemiddelen of ligt de oorzaak van dat tijdverlies bij uzelf?

Technologische tirannie of eigen schuld?
Op de website van de Engelse krant The Guardian | The Observer verscheen op zondag 1 november een kritisch opiniestuk getiteld ‘The new fast ways of keeping in touch are driving us further apart’ en met als veelzeggende subtitel ‘E-mail, texting and Facebook let us hide behind our computer screens instead of talking to each other. Is the tyranny of technology to blame or ourselves?’.  Vrij vertaald: online media maken ons asociaal, want e-mail, sms en online netwerken zoals Facebook houden ons achter ons beeldscherm gekluisterd in plaats van met elkaar ‘live’ te praten.  Is de tirannie van de technologie de grote boosdoener of moeten we dit aan onszelf wijten?

Meer communicatiemiddelen, minder echt contact…
Elizabeth Day, de auteur, is zeker niet de enigste die deze kritische vraag opwerpt.  Zeker nu, met de opkomst van sociale media in het bedrijfsleven, argwanen heel wat mensen de mogelijke ‘neveneffecten’, zeg maar nadelen, van e-mail & online netwerken.  Om na te gaan of die argwaan al dan niet terecht is, ging de auteur onder andere te rade bij literair criticus en schrijver van het boek ‘The tyranny of email’ John Freeman.  Volgens Freeman is de recente toename van online communicatiemiddelen er de oorzaak van dat we met z’n allen van elkaar vervreemden.  Hij citeert daarbij de Franse filosoof Guy Debord: “the lonely crowd”.  We zijn tezamen, denken we, maar eigenlijk elk op onszelf eenzaam.

Meer communicatiemiddelen, minder echte werktijd…
Daarenboven, stelt Freeman, is het opvallend dat een toename van digitale communicatie een afname van onze productiviteit bewerkstelligde.  “We besteden zoveel tijd aan het controleren van onze e-mail inbox en aan het ‘updaten’ van onze profielen op alle sociale media websites dat de werktijd die overblijft vreselijk gefragmenteerd is, vaak tot stukjes van enkele minuten herleid.”  Paradoxaal, zo besluit hij.

Online communicatie lijkt op gokken en heeft mentale impact…
“Want je weet nooit wanneer er misschien iets nieuw, vers van de pers, in je inbox of via je online netwerk binnenvalt.” Dus telkens wanneer je langs je inbox gaat, is er die nauwelijks op te merken opwinding, die nieuwsgierigheid, volgens Tom Stafford (psychologie & cognitieve wetenschappen Universiteit van Sheffield, Verenigd Koninkrijk).  Yoram Kalman, onderzoeker aan de ‘Open University of Israel’, vult deze psychologische visie aan door te stellen dat de impact van een gevoerde online communicatie langer duurt dan we op het eerste gezicht veronderstellen.  Van zodra u op de ‘Verzenden’-knop drukte, gaan er onbewust enkele bedenkingen door uw hoofd.  Zo vraagt u zich bijvoorbeeld af wat en wanneer uw ontvanger zal reageren.  En op deze manier wordt die online communicatie (e-mail of sociale media) een ononderbroken ketting doorheen uw werkdag.

Online communicatie vermindert onze communicatieve vaardigheden…
Naomi Baron, taaldocent aan de ‘American University’ in Washington DC, snijdt een ander mogelijk nadeel van online contacten aan.  De achteruitgang van ons taalgebruik en van onze communicatieve vaardigheden (schrijven, woordenschat,…).  Daarbij komt dat terwijl onze huidige historici in hun zoektochten kunnen terugvallen op rijkelijk gevulde, geschreven bronnen uit het verleden, de toekomstige vorsers het zullen moeten stellen met heel wat minder informatie.  Want naast de taalarmoede is onze communicatie heden veelal vluchtig en bijgevolg oppervlakkiger.

Online communicatie verhoogt stress en vermindert onze aandacht…
Die vluchtige manier van communiceren komt voort uit tijdsdruk.  We willen alle ontvangen berichten zo spoedig mogelijk beantwoorden.  Ook de actualiteit volgen we op de voet.  Kortom, u wordt dagelijks overstelpt met een lading aan gegevens, die niet per se verband houden met uw dagelijkse job.  Verminderde aandacht en verhoogde stress volgen al gauw…

Online communicatie houdt risico’s in…
Soms voelen we ons ongemakkelijk bij persoonlijk contact, terwijl we bijvoorbeeld in een e-mail heel wat meer durven.  Op het eerste gezicht een voordeel.  Maar tegelijkertijd vormt dat ook een nadeel, is Freeman van mening.  “Er is bij online contact geen enkele vorm van lichaamstaal.”  Plots worden perceptie en interpretatie risicovolle factoren.

Wat met de andere vormen van tijdverlies op de werkvloer?
Het zal trouwe lezers van onze bedrijfsblog misschien verbazen, maar we gaan akkoord met de grote lijnen van het krantenartikel en de geciteerde argumenten.  Let wel, enkel de grote lijnen!  En… op voorwaarde dat we het debat volledig voeren! Het is momenteel in de mode om op e-mail en online netwerken te schieten.  De grote boosdoeners op de werkvloer, door die ‘nieuwe dingen’ worden uw werknemers minder productief.  Ja?  Gelooft u dat echt?  Wat dan met de aloude tijdverspilling? De koffieklets, sigaretje roken, bijpraten van bureau tot bureau,…  Neemt u dat ook in de rekening op?

Gebrek aan discipline, gebrek aan planning!
In tegenstelling tot die oude vormen van tijdsverlies zijn e-mail en online communicatiemiddelen bedoeld als een werkmiddel, een hulpmiddel.  Dat ze foutief worden aangewend, is niet hun schuld. ‘Multitasking’?  Kom op, kijk even rond!  Maak uzelf niets wijs.  Mochten we gemaakt zijn voor multitasking, zou er nu niet zoveel gezucht en gezanikt worden over onproductieve werkvloeren.  Dit debat kunnen en moeten we dringend terugbrengen tot de kern van de zaak: de gebruiker heeft geen zelfdiscipline.  Het gebruik van sociale media en e-mail moet men plannen, tijdzones voor afbakenen.

Om maar enkele dingen op te sommen:
- Consulteer uw e-mail op vaste tijdstippen en sluit het e-mail programma tijdens uw werk af.
- Surf langsheen al uw sociale media pagina’s buiten de werkuren.
- Benut u uw sociale mediakanalen in functie van uw werk?  Dan nog plant u dit best op voorhand in.
- Voorzie tijdsblokken binnen dewelke u uw online netwerk onderhoudt.
Voor de hand liggende tips, toch?  Het internet bulkt van dergelijke lijstjes.  Allemaal gebaseerd op pure logica.  Maar waarom benut u ze dan niet?

Grappig, in datzelfde Engels artikel is het John Freeman die zelf de oplossing aanhaalt voor alle bovenstaande problemen.  “Online communicatie is geen slechte evolutie voor ons privé en professioneel leven, integendeel.  Maar het hoeft niet steeds met de snelheid van het licht door ons te worden verwerkt.”  En tot slot geeft hij zelf het antwoord op de cruciale vraag: “Technologie is op zich neutraal.  Het hangt er dus allemaal van af waarvoor en hoe elkeen het benut.”

Of zoals de Hollandse cabaretier Toon Hermans vele jaren geleden, met de opkomst van televisie het mooi uitdrukte: “Televisie is als een instrument, je moet ermee leren spelen.”  (lees: omgaan)

Discussie voor eens en voor altijd gesloten.  Akkoord?

Tips voor e-mail campagnes / nieuwsbrieven (e-mail marketing) (deel 2)

In ons vorig blogartikel, ‘Tips voor e-mail campagnes / nieuwsbrieven (e-mail marketing) (deel 1)‘, staken we van wal met een reeks tips voor het opstellen en verzenden van uw e-mail campagnes en periodieke nieuwsbrieven. Er resten ons nog 7 tips…

4) Tracht creatief te zijn! Dit betekent echter niet dat u telkens een zo gek mogelijk idee voor e-mails moet bedenken. Hang dus niet de clown uit. En beschouw uw ontvanger zeker niet als een simpele ziel. Een leuke, aandachttrekkende openingszin, een zeer persoonlijk opgestelde boodschap, een mooie passende afbeelding of foto… Speel dus geen krant die het nieuws van de dag afratelt alsof het u allemaal toch maar weinig kan schelen. Lees en herlees, door de ogen van uw bij aanvang niet-geïnteresseerde bestemmeling.

5) Hou het eenvoudig! Net zoals bij het ontwikkelen van een website (webdesign) of het schrijven van een tekst, blijft u zo eenvoudig en duidelijk mogelijk. Niet teveel & te lange teksten, geen overdadig gebruik van kleuren of afbeeldingen. Kortom, alles met mate. Verstuurt u periodiek een e-mail (bijvoorbeeld een nieuwsbrief) naar uw klanten? Plaats dan hoogstens twee of drie items in de nieuwsbrief. Wenst u toch meer zaken op te nemen, gebruik dan een korte inhoudstafel, bovenaan, bij aanvang van uw e-mail en ‘tabs’.

6) Hou het overzichtelijk! We lezen alles van linksboven naar rechts beneden. We scannen met onze ogen en kiezen dat wat ons op het eerste zicht interessant lijkt. Net als de zoekmachines van Google houdt uw lezer van een ’scanbare’, overzichtelijke structuur. Gooi niet uw tekstmateriaal op een hoopje, maar gebruik bijvoorbeeld een hoofdtitel en subtitels. Heeft u toch meer te vertellen? Plaats dan niet uw volledig bericht, maar voorzie een ‘Lees meer’-knopje dat de geïnteresseerde lezer tot op uw website of blog leidt.

"Een logo kan zeer krachtig zijn!"

7) Hou het eenvormig! Uw huisstijl definieert u, het zegt heel wat over uw bedrijf of merk. Uw huisstijl is, indien consequent en correct toegepast, in een oogopslag herkenbaar. Wees dus uniform in al uw communicatie-onderdelen. Elementen zoals uw logo, uw schrijfstijl en uw lettertype(s) mogen niet ontbreken op of verschillen van vorige communicaties. Een logo met of zonder slogan kan zo krachtig worden, dat de merknaam of bedrijfsnaam niet meer nodig is. Doet de slagzin ‘Just do it!’ geen belletje rinkelen?

8) Wees regelmatig maar e-mail niet te vaak! Zeker wanneer het om een periodieke e-mailing gaat, houdt u best een bepaald ritme aan. Niet de ene week twee e-mails en de twee daaropvolgende weken geen e-mail. Echter overdaad schaadt! E-mail dus niet te vaak. Maar wat is dan de ‘juiste’ frequentie? Daarvoor bestaat geen algemeen advies. Alles hangt af van uw sector, van de goederen en/of diensten die u aanbiedt, uw doelgroep, de inhoud in uw e-mails en uiteraard van de voorkeur van uw lezers! Hou contact met uw bestemmelingen en vraag naar hun mening.

9) Wees interactief & zet aan tot actie! Een e-mail zenden, dat kan iedere KMO. Maar in die mail de ontvanger tot actie aanzetten (‘call to action’), dat is meestal een ander paar mouwen. Links (website-adressen / URL’s) zijn een ideaal hulpmiddel. Heeft u bijvoorbeeld teveel tekst in uw geplande e-mailing?  Wek de interesse van uw lezer door slechts een paar zinnetjes in uw nieuwsbrief te plaatsen. Vervolgens klikt hij op de ‘Lees meer’-link waardoor hij  automatisch wordt doorverwezen naar uw website of blog. Of stel een open vraag aan uw lezer, in uw e-mail. Om te antwoorden, moet hij klikken op een ‘knopje’ (waarachter een link wordt geplaatst) waarna hij bijvoorbeeld op uw Facebook-pagina belandt.

10) Evalueer & meng met uw andere communicatiekanalen! De meeste e-mail software platformen bieden u per verzonden e-mail uitgebreide evaluatierapporten. Nog een reden waarom u beter voor een betalend e-mailprogramma kiest. Daarin leest u hoeveel e-mails hun bestemming bereikten, welke e-mail-adressen geen positief resultaat gaven en waarom dan niet, wie de ontvangen e-mail opende en misschien zelfs doorzond of verwijderde zonder gelezen te hebben, welke bestemmeling op welke link in de e-mail klikte, enzovoort… Vaak nuttige gegevens waardoor u uw toekomstige e-mail campagnes kan bijsturen. Maar ook op lange termijn zet u best de positieve en eventueel negatieve aspecten van de door u verzonden e-mail campagnes / nieuwsbrieven. Opgelet! Het haalt niets uit als u al na enkele maanden tijd uw zogenaamde e-mail marketing wilt evalueren. Het gebruik van periodieke e-mails in uw bedrijfscommunicatie laat zich pas opmerken na minstens een half jaar of een jaar! Heb dus geduld. Tot slot, uw gedane inspanningen op het vlak van e-mail marketing leiden tot niets wanneer u uw e-mails niet mengt met al uw andere communicatiemiddelen (‘kruisbestuiving’)! Anno 2009 kan geen enkel communicatiemiddel / -kanaal het alleen aan! Een communicatiemix is de boodschap, nu meer dan ooit, in een gefragmenteerd (versplinterd) medialandschap waar uw klant het dankzij het interactieve internet helemaal voor het zeggen heeft en dus zelf bepaalt wie hem wat wanneer zal leveren.

Tips voor e-mail campagnes / nieuwsbrieven (e-mail marketing) (deel 1)

E-mail marketing – een vorm van ‘direct marketing’ waarbij e-mail als communicatiemiddel wordt benut om uw (commerciële) boodschap bij uw publiek te brengen – wordt steeds meer populair bij bedrijven. En terecht. Zeker wanneer u als bedrijf dergelijke mails verzendt met behulp van e-mail software, zogenaamde e-mail platformen. E-mail marketing is betaalbaar, meetbaar (u kan makkelijk en op gedetailleerde wijze de respons op uw verzonden e-mails evalueren) en zet aan tot interactie tussen bedrijf en doelgroep. Daarenboven verhoogt het in heel wat gevallen het aantal bezoeken op uw website of blog.

Belofte maakt schuld (zie ons eerder artikel ‘Verzorg uw e-mail nieuwsbrief!’). Graag geven we u in dit blogartikel het 1ste deel van onze tips voor het opstellen en verzenden van uw volgende e-mail marketing / campagnes en periodieke nieuwsbrieven. Onze bedoeling is niet om een exacte en volledige handleiding te schrijven. Dat zou ons te ver leiden en trouwens, er bestaan al talrijke, degelijke publicaties over e-mail marketing. Wel willen we met deze blogartikels vermijden dat ook u in enkele klassieke valstrikken zou trappen.

Manueel op uw eigen computer of semi-automatisch via e-mail software / platform?
Beheert u zelf, manueel, alle e-mail-adressen in uw e-mailprogramma (vbn.: Outlook, Lotus Notes,..)? Schrapt u alle e-mail-adressen die ondertussen niet meer in gebruik blijken te zijn? En u verbetert eventuele foutjes in correcte e-mail-adressen? Telkens op basis van alle foutmeldingen die uw inbox overstelpen van zodra u een e-mail-campagne de deur uitgestuurd heeft? Of kiest u ervoor om dit semi-automatisch te laten beheren door een e-mail platform? Toegegeven, als u het allemaal zelf doet, kost het u niets. Alhoewel… Het ‘lijkt’ u niets te kosten tot wanneer u de rekensom maakt van de door u besteedde tijd…

Enkele aandachtspunten:
1) Heb een eigen website en/of blog! Het spijt ons, maar zonder een website of blog schiet u niet veel op met het verzenden van periodieke e-mails. Het hebben van een website is geen doel op zich. Het periodiek versturen van e-mails (e-mail marketing) ook niet! Uw bedrijfscommunicatie op en via het internet moet net een mix zijn van verschillende communicatiemiddelen die elkaar aanvullen. Uw e-mail marketing is in de meeste gevallen een van uw beste verkeersbronnen (het aanbrengen van bezoekers) voor uw website of blog.

2) Maak uzelf nuttig, wees relevant! Oftewel, bied meerwaarde! Weet dat niemand zit te wachten op uw e-mail. Breng dus een relevante, helpende, interessante boodschap. Zorg dat het voor de ontvanger de moeite waard is om uw mail te lezen. Schiet dus zeker geen commerciële boodschappen op uw bestemmeling af. Van zodra hij u het etiket ’spam’ (ongewenste e-mail) opkleeft, is het enorm moeilijk om die vertrouwensbreuk nog te lijmen.

3) Wees kort en krachtig! Kom meteen ter zake. Heden ontvangen we allemaal heel wat mails. Uw bestemmeling beslist dus op enkele luttele seconden tijd of hij wel of niet uw e-mail opent, laat staan verder leest. Dat doet hij op basis van het onderwerp, de afzender, en van zodra geopend, op basis van de eerste twee lijntjes tekst en/of de lay-out (bladspiegel). Heeft u de kennis en het budget, tracht dan de aandacht te trekken, hetzij door beeld- of woordgebruik (bijvoorbeeld een ‘teaser’). Maar bovenal, meld meteen waarom het de moeite is om uw mail te lezen.

Onze 7 andere tips leest u in ons volgend blogartikel. Tot dan!

Verzorg uw e-mail nieuwsbrief!

‘Onverzorgde e-mail communicatie’ is gelijk aan ‘geen communicatie’!

Vlaanderen, meer algemeen België, telt verschillende sectoren die achterop hinken qua efficiënte, commerciële communicatie. Heel wat bedrijven (KKMO’s & KMO’s) lukken er anno 2009 nog steeds niet in om op een aangename, consequente, duidelijke en rendabele manier te communiceren met hun medewerkers, leveranciers, prospecten, klanten,… En dan zwijgen we nog over het aandeel van e-mail en internet, in hun bedrijfscommunicatie. Communicatie wordt te vaak verward met ‘reclame’, met ‘adverteren’. Gevolg? De ‘kostenpost’ bedrijfscommunicatie wordt bij het minste probleem of bij de minste vrees telkens zonder verder nadenken, budgettair gekortwiekt. Begrijpen wie begrijpen kan…

Want moest er dus geen ‘natuurlijke’ (automatische) vraag naar zijn, dan zouden heel wat bedrijven vandaag zelfs niet eens meer bestaan! Dat is niet doemdenken, wel pure logica. De dag dat u niet meer praat met uw klant of prospect, is het ‘over & uit’. Al eens geprobeerd om schoenen te verkopen zonder ook maar een woord te wisselen met uw klant? Natuurlijk niet, te gek om los te lopen. En toch… Dagelijks verwaarlozen ontelbaar veel bedrijven hun communicatie, zowel de interne als de externe. En doet u dan eindelijk aan communicatie, verzorg ze dan alstublieft tot in de puntjes! Heb aandacht voor elk detail! Toegegeven, een tikfout is snel gemaakt. Maar dat bedoelen we niet met ’slecht verzorgde bedrijfscommunicatie’…

Zo ontvingen we gisteren de zoveelste nieuwsbrief via e-mail, van de stichting ‘Forum for the Future’, helaas telkens een toonbeeld van hoe het niet moet. Let wel, we schrijven hier ‘helaas’. Want het idee achter Forum for the Future was en is volgens ons nog steeds erg nobel. Het Belgische ‘FFF’ werd immers een jaar geleden in het leven geroepen ter ondersteuning van de beoefenaars van vrije beroepen, een van die achtergestelde sectoren in ons land als het op modernisering aankomt. Op de eerste editie van hun zogenaamd ‘nationaal congres’, dit voorjaar (2009), bleek dat ook ICT en hedendaagse communicatie tot hun zeer breed & gevarieerd interesseveld behoort. Iets wat we sterk toejuichen. Maar waarom is het dan voor diezelfde stichting zo moeilijk om een goed gestructureerde, duidelijke (kort & krachtige) en boeiende e-mail nieuwsbrief op te stellen? U volgt toch ook geen muziekles bij iemand die amper wat van notenleer kent, toch?

Wat eigenlijk niet zou mogen of op z’n minst beter kan:
- Teveel & te lange teksten (copywriting!).
- Slechte schikking, rommelige bladspiegel (lay-out!).
- Geen of slecht aangeduide ‘links’ (gebruiksvriendelijkheid / uw e-mail als publiekstrekker voor uw website of blog!)
- Vermijd opvallende, soms bijna schaamteloze commerciële boodschappen! (geloofwaardigheid van de afzender!)

Een kleine KMO kan zich voor dergelijke fouten en onvolmaaktheden nog verontschuldigen met ‘gebrek aan kennis’, ‘tijd’ en/of ‘geld’. Maar geldt dit ook voor Forum for the Future, een stichting met partners als UCM, Electrabel, ING & Microsoft? We betwijfelen het. Wanneer u een van de belangrijkste sectoren in België beweert te ondersteunen richting ‘de toekomst’, zorg er dan tenminste voor dat uw eigen zaak een toonbeeld is! De schoenverkoper loopt toch ook niet rond op versleten sandalen?! …

Tot slot, wanneer we bovenaan in de Forum For the Future e-mail nieuwsbrief klikken op de link ‘Indien u dit bericht niet kan lezen, ga rechtstreeks naar ….’, belanden we op een perfect gestructureerde pagina op hun website. De nieuwsbrief die ze via e-mail rondzenden, wordt dus rechtstreeks, ‘copy/paste’, gegenereerd vanuit hun website. Niets mis mee, integendeel. Maar zorg er dan tenminste voor dat u kiest voor een degelijk e-mail programma. Want een kwalitatief e-mail programma, en zo bestaan er alleen al op de Belgische markt meerderen, bezorgt uw e-mail bij uw lezers, geschikt op een manier zoals u het bedoelt. Daarenboven bezorgt dergelijke e-mail software u een uitgebreide evaluatie van elke verzonden e-mailing!

In een van onze volgende blogartikels geven we enkele, eenvoudige tips voor het opstellen en verzenden van e-mailing campagnes / nieuwsbrieven.

E-mailloze vrijdag…?!

Op 28 november (2008) was het “e-mailloze vrijdag”. De naam zegt het zelf: de organisatoren wilden ons een dagje ontlasten van e-mails. Dergelijke initiatieven kennen steeds hevige aanhangers en stevige tegenstanders. Wijzelf behoren tot die tweede groep. Waarom? ”Want hoeveel tijd verspelen we niet iedere dag weer met heen en weer mailen, mijnheer!? En al die stress, je beantoordt een e-mail en meteen staan er daar al twee of drie nieuwe, vette mails te blinken in de overvolle inbox!?” En wij zijn tegen e-mailloze dagen? Yep… Niet het communicatiemiddel maar wel de gebruikers gaan in de fout!

Tot voor kort was het “in” om gewichtig te doen over het aantal e-mails dat je dagelijks moest verorberen. Het stond “chique” 24 uur op 24 bereikbaar te zijn. En je was een “popie jopie” als je opvallend korte replieken terugzond, in het genre van “ontw ok, gvd, mt dnk, k” (“Ontwerp is oké, goed voor druk. Met dank, Koen”).
Maar het tij keert langzaam. E-mail is nog niet eens bij iedereen doorgedrongen, laat staan bij alle bedrijven op een efficiënte wijze gebruikt. En toch komt het medium steeds vaker negatief in het nieuws. Nog heel even en de hongersnood in Somalië is ook de schuld van ‘e-mail’…

Onterecht en jammer, vinden wij. We breken hierbij graag een lans voor het zwarte schaap ’e-mail’.

Essentieel is het correct gebruik ervan! Toon Hermans zei ooit over het toen nog gloednieuwe medium televisie: “Het is een instrument, je moet ermee leren omgaan. Je kan een beetje kijken, maar je moet niet de hele dag voor dat ding zitten.” Dat geldt ook voor e-mail. E-mail veroorzaakt geen stress, wel de manier waarop u ermee omgaat!
Vergelijken we e-mail met andere communicatiemiddelen? Bijvoorbeeld met de telefoon?
U belt mij: gerinkel. Ik neem niet op want ik ben bezig met het schrijven van een tekst die dringend richting klant moet. U belt mij opnieuw: opnieuw gerinkel. Tweemaal ben ik uit m’n concentratie gesleurd. U beslist dan maar een boodschap achter te laten op het antwoordapparaat. Tien minuten later belt Mevrouw Mailbox me terug, met uw boodschap: opnieuw gerinkel. Wat dan volgt is pure chantage: neem ik nu niet op, dan zal Mevrouw Mailbox mij ongenadig – sadisme is haar niet vreemd – ieder volgend uur opnieuw ‘oprinkelen’…
Ik moet dus uw boodschap beluisteren, geen keuze, in tegenstelling tot e-mail. Oeps foutje, ik heb wel een keuze: ofwel de inhoud van uw ‘voice mail’ onthouden, uw ‘voice mail’ bewaren op m’n G.S.M.-toestel, ofwel de inhoud ervan ergens op een blaadje papier neerkrabbelen, om u dan uiteindelijk toch terug te bellen.
“Ach, als telefoon u zo erg stoort, schakel hem dan uit!” Klopt. Maar waarom doet u dat dan ook niet in het geval van e-mail? Schakel uw e-mailprogramma even uit! Wat geldt voor het ene medium is ook van toepassing voor het andere!

Toch verscheen onlangs het zoveelste artikel dat het gemunt heeft op de elektronische post: “E-mail werkt als een gokmachine” in De Tijd (28-11-08).
- Het eerste wat de redacteur aanhaalt is de zogenaamde ‘Informatie overload’: een veelvoud aan e-mails waarvan de meerderheid vaak nutteloos blijkt te zijn. Pardon?
Heeft u die informatie ‘overload’ niet bij andere media? TV? Radio? En laat ons de belangrijkste niet vergeten… in uw kranten?! Lees uw krant kritisch en u merkt hoeveel bizarre, triviale info uw dagblad schaamteloos bevuilt en uw bladspiegel er niet makkelijker op maakt.

- Ten tweede legt e-mail beslag op de planning van onze werkdag, aldus de redacteur. Om dit argument te staven, haalt men er enkele internationale onderzoekers bij. Ontkennen wij dit? Neen, ook wij zijn ervan overtuigd dat mensen verslaafd kunnen zijn, bewust of onbewust, aan e-mailen, net zoals ze ook verhangen raken aan vergaderen, telefoneren of TV-kijken. De schuld van die media? Volgens ons niet. Telkens gaat de gebruiker van het betreffende communicatiemiddel in de fout, discipline moet er zijn. Check bijvoorbeeld slechts driemaal per dag uw e-mail, dat is ruim voldoende.

Maar ons e-mailprogramma uitschakelen is in veel situaties niet (meer) mogelijk. Hoeveel mensen beschouwen hun ‘inbox’ niet als een soort ‘to do’-lijstje? Indien goed georganiseerd, wordt het programma waarin we onze e-mails verzenden en ontvangen (Outlook, Lotus Notes,…) gebruikt als een kast, opgebouwd uit tientallen submappen met daarin alle vereiste info voor onze werkdag. Dus wanneer we e-mail evalueren, moeten we ook rekening houden met de praktische werkorganisatie op kantoor of thuis.

Elk communicatiemiddel vereist ook beleefdheid van de gebruikers. Vaak verwacht de beller of de afzender meteen reactie. Krijgt hij/zij dat niet, miserie! Ook dat is niet de schuld van e-mail maar van de mens. In het verkeer, bij de bakker, in de kerk of bij het met elkaar communiceren; we hebben geen geduld en zeker geen tijd. Daarover lezen we niets in dat zogenaamd allesomvattende rapport over ‘e-mail’, in De Standaard… Het snel in de schoenen schuiven van het e-mailende gedeelte van de bevolking vinden wij naar populisme en gratuite kritiek overhellen!! 

- Over beleefdheid gesproken, als derde argument haalt De Standaard aan dat e-mail ons associaal maakt; we kennen onze collega’s niet meer, er is weinig of geen rechtstreeks contact meer. Dat klopt. En opnieuw verwijzen we naar onze eerdere stelling dat je best alles met mate doet. Mail je jezelf toch onvermijdelijk te pletter, zorg dan voor voldoende ‘tegengif’ in je andere activiteiten. Bijvoorbeeld: kom in je vrije tijd veel onder de mensen, zorg voor een aangenaam actief & sociaal leven, naast je werk.
Die stelling is trouwens hypocriet! Men kent tegenwoordig z’n eigen buren zelfs niet meer, is dat ook de schuld van e-mail misschien?!?

Wilt u meer weten over zij die het op e-mail gemunt hebben? Surf dan naar deze links:
http://www.standaard.be/Artikel/Detail.aspx?artikelId=TS23C4IH&kanaalid=169
http://www.emaillozevrijdag.be/email10geboden.html

Onze conclusie? Het getuigt van een enge visie mochten we e-mail beschouwen als een ‘persoon’, een levend iets, wat ons tegenhoudt ons normaal werk op een degelijke manier tijdig gedaan te krijgen. Laat ons eerst in eigen boezem kijken alvorens de rekening van e-mail te maken! Zoals in dit blogbericht aangetoond, heeft het te maken met ‘discipline’, ‘organisatie’,  ’sociale vaardigheden’ & ‘emotionele intelligentie’. Trouwens, al eens stilgestaan hoezeer het ons zakendoen ook positief heeft beïnvloed? Het is een communicatiemiddel, minder opdringerig en meer overzichtelijk dan een telefoon(gesprek), sneller dan een brief en meer bijkomende mogelijkheden dan diezelfde brief, zoals mensen in CC plaatsen, bijlagen bijvoegen,… E-mail is dus enkel een weerspiegeling van haar gebruikers, een spiegel van de maatschappij. Bent u het niet eens met e-mail? Dan bent u het niet eens met bepaalde tendensen in onze maatschappij. Doe er dan wat aan, samen met ons! Niet zonder reden geven wij bij BackBone media vaak infosessies over een optimale, interne organisatie op kantoor.

Voor een keer zijn we het volledig eens met enkele ‘corporate’ firma’s, zoals Microsoft BeLux en hun directeur Dhr. Vandervoort die het als volgt samenvat: “We moeten ons e-mailgedrag veranderen. We moeten niet stoppen met e-mailen, wel slimmer communiceren.” Bingo! Ja tuurlijk, het komt uit de mond van iemand die baat heeft bij software en bij e-mailen. Maar het blijft een waarheid als een koe!

U deelt onze mening of u schudt geïrriteerd met uw hoofd bij het lezen van dit blogbericht? Laat het ons weten, niet per e-mail of telefoon, maar via de voorziene ‘reactie’-knop onderaan ieder blogbericht.

Waar oud nieuws nieuw is…

Netwerken op het internet, sociaal wezen via dingen als Facebook enz. Mooi hoor. Maar vreselijk tijdrovend en in verhouding tot de gespendeerde tijd zeer verlieslatend! Dus nam ik me voor om slechts eenmaal per week te bloggen. Helaas, met het nieuwsberichtje dat zonet in m’n inbox belandde kan ik niet wachten tot woensdag.

Het persbericht meldt me dat Jupiter Research vaststelt dat “de impact & efficiëntie van e-mail marketing beïnvloed wordt door andere interactieve activiteiten waaronder SMS, IM, mobiele telefonie en ’social networking’.” Anders geformuleerd: men stelt dat nieuwe vormen van interactieve communicatie een negatieve invloed hebben op het gebruik van e-mail. Hangt ervan af waar & wie! – dacht ik meteen.
In dat rapport doet men het voorkomen dat e-mail en sociale netwerk websites concurrentie voor elkaar vormen. Niet altijd! – antwoordde ik m’n computerscherm. En zeker niet in het KMO-land genaamd België, waar ondermeer sociale netwerk websites op KMO-professioneel vlak nog maar in hun kinderschoentjes staan.

Wat heden voor grote bedrijven oud nieuws is, is doorgaans voor KMO’s (gloed)nieuw! Zulke algemene (Amerikaanse!) stellingen worden in de toekomst dus beter wat meer gespecifiëerd of gefilterd. Alvorens onze (K)KMO-ers dit lezen en het voor hun waarheid aanzien…