Sociale media & uw bedrijf? Zelfs Amerikaanse KMO’s zoeken nog hun weg.

Beste KMO, we hebben uitstekend nieuws voor u! Talrijke Amerikaanse bedrijven sukkelen nog steeds met het zakelijk gebruik van sociale media. Dat blijkt uit verschillende onderzoeken, waaronder de recente enquête van R2integrated. De Amerikaanse bedrijfsleiders beseffen het communicatief nut en de commerciële mogelijkheden van sociale netwerken, maar blijven naarstig op zoek naar de meest geschikte manier voor hun bedrijf of merk. En dat terwijl ze daar aan de andere zijde van de grote plas toch wel enkele jaren voorsprong hebben qua sociale media. Kortom, als Belgisch bedrijf heeft u nog alle tijd om uw weg te zoeken in de vele mogelijkheden van sociale netwerkwebsites zoals LinkedIn, Twitter en Facebook.

Voor alle duidelijkheid, dat die Amerikaanse bedrijfsleiders nu nog steeds worstelen met het gebruik van sociale media, doet geen afbreuk aan de sociale netwerken op zich. Integendeel, uit elke opiniepeiling blijkt telkens dat men, zonder enige twijfel, het nut ervan inziet. Het schoentje knelt elders, meer bepaald langs de zijde van het bedrijfsleven. Er is een onlosmakelijk verband tussen bedrijfsleiders wiens mening over sociale media negatief is en wiens eerdere inzet van sociale netwerken zonder een bij voorbaat uitgestippelde strategie (plan van aanpak) verliep, laat staan werd uitgevoerd door een binnen het bedrijf aangeduid persoon hiervoor (een vast aangestelde verantwoordelijke voor communicatie via sociale mediakanalen). Kortom, zij die het onvoorbereid en fout aanpakken, klagen nadien “dat ze die sociale media probeerden en het allemaal maar niets vinden”. Een ‘self fulfilling prophecy’, noemen ze zoiets in het Engels. Read more »

Zijn e-mail & sociale media onproductief op de werkvloer?

Terwijl ze in theorie uw werk en resultaten verbeteren, hinderen e-mail en online communicatiemiddelen u in het uitvoeren van uw dagelijkse job.  Zo lijkt de stroom van inkomende e-mails oneindig en verliest u makkelijk enkele uren per dag aan het onderhouden van uw online netwerken.  Maar zeg nu eens eerlijk, is dat dan de fout van die communicatiemiddelen of ligt de oorzaak van dat tijdverlies bij uzelf?

Technologische tirannie of eigen schuld?
Op de website van de Engelse krant The Guardian | The Observer verscheen op zondag 1 november een kritisch opiniestuk getiteld ‘The new fast ways of keeping in touch are driving us further apart’ en met als veelzeggende subtitel ‘E-mail, texting and Facebook let us hide behind our computer screens instead of talking to each other. Is the tyranny of technology to blame or ourselves?’.  Vrij vertaald: online media maken ons asociaal, want e-mail, sms en online netwerken zoals Facebook houden ons achter ons beeldscherm gekluisterd in plaats van met elkaar ‘live’ te praten.  Is de tirannie van de technologie de grote boosdoener of moeten we dit aan onszelf wijten?

Meer communicatiemiddelen, minder echt contact…
Elizabeth Day, de auteur, is zeker niet de enigste die deze kritische vraag opwerpt.  Zeker nu, met de opkomst van sociale media in het bedrijfsleven, argwanen heel wat mensen de mogelijke ‘neveneffecten’, zeg maar nadelen, van e-mail & online netwerken.  Om na te gaan of die argwaan al dan niet terecht is, ging de auteur onder andere te rade bij literair criticus en schrijver van het boek ‘The tyranny of email’ John Freeman.  Volgens Freeman is de recente toename van online communicatiemiddelen er de oorzaak van dat we met z’n allen van elkaar vervreemden.  Hij citeert daarbij de Franse filosoof Guy Debord: “the lonely crowd”.  We zijn tezamen, denken we, maar eigenlijk elk op onszelf eenzaam.

Meer communicatiemiddelen, minder echte werktijd…
Daarenboven, stelt Freeman, is het opvallend dat een toename van digitale communicatie een afname van onze productiviteit bewerkstelligde.  “We besteden zoveel tijd aan het controleren van onze e-mail inbox en aan het ‘updaten’ van onze profielen op alle sociale media websites dat de werktijd die overblijft vreselijk gefragmenteerd is, vaak tot stukjes van enkele minuten herleid.”  Paradoxaal, zo besluit hij.

Online communicatie lijkt op gokken en heeft mentale impact…
“Want je weet nooit wanneer er misschien iets nieuw, vers van de pers, in je inbox of via je online netwerk binnenvalt.” Dus telkens wanneer je langs je inbox gaat, is er die nauwelijks op te merken opwinding, die nieuwsgierigheid, volgens Tom Stafford (psychologie & cognitieve wetenschappen Universiteit van Sheffield, Verenigd Koninkrijk).  Yoram Kalman, onderzoeker aan de ‘Open University of Israel’, vult deze psychologische visie aan door te stellen dat de impact van een gevoerde online communicatie langer duurt dan we op het eerste gezicht veronderstellen.  Van zodra u op de ‘Verzenden’-knop drukte, gaan er onbewust enkele bedenkingen door uw hoofd.  Zo vraagt u zich bijvoorbeeld af wat en wanneer uw ontvanger zal reageren.  En op deze manier wordt die online communicatie (e-mail of sociale media) een ononderbroken ketting doorheen uw werkdag.

Online communicatie vermindert onze communicatieve vaardigheden…
Naomi Baron, taaldocent aan de ‘American University’ in Washington DC, snijdt een ander mogelijk nadeel van online contacten aan.  De achteruitgang van ons taalgebruik en van onze communicatieve vaardigheden (schrijven, woordenschat,…).  Daarbij komt dat terwijl onze huidige historici in hun zoektochten kunnen terugvallen op rijkelijk gevulde, geschreven bronnen uit het verleden, de toekomstige vorsers het zullen moeten stellen met heel wat minder informatie.  Want naast de taalarmoede is onze communicatie heden veelal vluchtig en bijgevolg oppervlakkiger.

Online communicatie verhoogt stress en vermindert onze aandacht…
Die vluchtige manier van communiceren komt voort uit tijdsdruk.  We willen alle ontvangen berichten zo spoedig mogelijk beantwoorden.  Ook de actualiteit volgen we op de voet.  Kortom, u wordt dagelijks overstelpt met een lading aan gegevens, die niet per se verband houden met uw dagelijkse job.  Verminderde aandacht en verhoogde stress volgen al gauw…

Online communicatie houdt risico’s in…
Soms voelen we ons ongemakkelijk bij persoonlijk contact, terwijl we bijvoorbeeld in een e-mail heel wat meer durven.  Op het eerste gezicht een voordeel.  Maar tegelijkertijd vormt dat ook een nadeel, is Freeman van mening.  “Er is bij online contact geen enkele vorm van lichaamstaal.”  Plots worden perceptie en interpretatie risicovolle factoren.

Wat met de andere vormen van tijdverlies op de werkvloer?
Het zal trouwe lezers van onze bedrijfsblog misschien verbazen, maar we gaan akkoord met de grote lijnen van het krantenartikel en de geciteerde argumenten.  Let wel, enkel de grote lijnen!  En… op voorwaarde dat we het debat volledig voeren! Het is momenteel in de mode om op e-mail en online netwerken te schieten.  De grote boosdoeners op de werkvloer, door die ‘nieuwe dingen’ worden uw werknemers minder productief.  Ja?  Gelooft u dat echt?  Wat dan met de aloude tijdverspilling? De koffieklets, sigaretje roken, bijpraten van bureau tot bureau,…  Neemt u dat ook in de rekening op?

Gebrek aan discipline, gebrek aan planning!
In tegenstelling tot die oude vormen van tijdsverlies zijn e-mail en online communicatiemiddelen bedoeld als een werkmiddel, een hulpmiddel.  Dat ze foutief worden aangewend, is niet hun schuld. ‘Multitasking’?  Kom op, kijk even rond!  Maak uzelf niets wijs.  Mochten we gemaakt zijn voor multitasking, zou er nu niet zoveel gezucht en gezanikt worden over onproductieve werkvloeren.  Dit debat kunnen en moeten we dringend terugbrengen tot de kern van de zaak: de gebruiker heeft geen zelfdiscipline.  Het gebruik van sociale media en e-mail moet men plannen, tijdzones voor afbakenen.

Om maar enkele dingen op te sommen:
- Consulteer uw e-mail op vaste tijdstippen en sluit het e-mail programma tijdens uw werk af.
- Surf langsheen al uw sociale media pagina’s buiten de werkuren.
- Benut u uw sociale mediakanalen in functie van uw werk?  Dan nog plant u dit best op voorhand in.
- Voorzie tijdsblokken binnen dewelke u uw online netwerk onderhoudt.
Voor de hand liggende tips, toch?  Het internet bulkt van dergelijke lijstjes.  Allemaal gebaseerd op pure logica.  Maar waarom benut u ze dan niet?

Grappig, in datzelfde Engels artikel is het John Freeman die zelf de oplossing aanhaalt voor alle bovenstaande problemen.  “Online communicatie is geen slechte evolutie voor ons privé en professioneel leven, integendeel.  Maar het hoeft niet steeds met de snelheid van het licht door ons te worden verwerkt.”  En tot slot geeft hij zelf het antwoord op de cruciale vraag: “Technologie is op zich neutraal.  Het hangt er dus allemaal van af waarvoor en hoe elkeen het benut.”

Of zoals de Hollandse cabaretier Toon Hermans vele jaren geleden, met de opkomst van televisie het mooi uitdrukte: “Televisie is als een instrument, je moet ermee leren spelen.”  (lees: omgaan)

Discussie voor eens en voor altijd gesloten.  Akkoord?

Sociale media binnen uw bedrijf: wees progressief in plaats van contraproductief!

De berichtgeving over sociale netwerken laat in onze media (TV, radio, print) vaak te wensen over.  Zo lazen we op 23 oktober op de websites van Het Nieuwsblad, Jobat en De Standaard een artikel met deze welluidende titel “Helft werkgevers bant Facebook & Twitter”.  Echter nergens werd vermeld dat het ging om een eenzijdig Amerikaans onderzoek… Wel nemen deze drie kranten de zes tips van Robert Half Technology, het bureau dat het Amerikaans onderzoek voerde, integraal over. Dat doen ze dan wel…

Amerika is niet Europa!
Toch is het nodig om dergelijke accenten te leggen.  We moeten immers een duidelijk onderscheid maken tussen Amerika en Europa als het gaat over sociale media in en rond bedrijven.  Sociale netwerkwebsites zoals Facebook en Twitter zijn ondertussen de gewoonste zaak van de wereld aan de andere kant van de plas.  Zowel particulieren als talrijke bedrijven – groot en klein – benutten daar sociale media voluit.  Terwijl in Europa bijvoorbeeld Twitter nog in z’n premature kinderschoentjes staat.

Onbekend is onbemind. Internet: de vijand.
Slechts een zeer kleine minderheid van de Belgische werkgevers kent de microblogdienst Twitter.  Om dat te weten heb je geen onderzoek nodig.  Een blik werpen op Twitter-pagina’s waar men alle Belgische Twitter-profielen (particulieren en bedrijven) tracht te verzamelen, zegt reeds genoeg (Voorbeeld: TweetersBE, alle profielen onder de noemer ‘following’). En iets waarvan men het bestaan amper beseft, verbiedt men niet.  Logisch.

Belgische werkgevers beschouwen het internet veeleer als vijand dan als medestander.  Alles wat de werknemer kan afleiden van de job waarvoor hij is aangeworven, wordt in de boeien geslagen.  Dus ook sociale media delen op de werkvloer in de klappen.  In de meeste gevallen wordt aan de IT-verantwoordelijke gevraagd om het internetgebruik te beperken tot slechts enkele relevante websites.  Het doel heiligt de middelen, stelt men.

Maar is het internet anno 2009 contraproductief voor uw werknemers?
Neen.  Echter alles hangt af van werkgever en werknemer!
- Werd er binnen uw bedrijf een open debat gevoerd over internetgebruik?
- Maakte u vervolgens afspraken, die u op papier vereeuwigde?
- Heerst er bij u op de werkvloer een vooruitstrevend klimaat waar men op verkenning gaat en bijleert?
- Of is het bij u van ‘onbekend is onbemind’?

Want op inhoudelijk, commercieel en organisatorisch vlak bieden tal van internettoepassingen en websites hulpmiddelen aan voor uw bedrijf.  En ook sociale netwerken zoals LinkedIn, Facebook en Twitter zijn nuttig voor zowel uw commercieel als personeelsbeleid.  In plaats van afschaffen, beperken en/of sanctioneren, is het de hoogste tijd om deze communicatiemogelijkheden te leren kennen en er uw voordeel uit te halen.

Wat u vandaag inperkt of verbiedt, is niet het zogenaamde tijdverlies van uw werknemer, wel de verdere evolutie van de manier waarop uw bedrijf zal communiceren in de toekomst.

Vrije beroepen & sociale media: deontologie & beroepsverenigingen lopen achter!

Op TaxTalk.be, een website beheerd door Kluwer, publiceerde men enkele dagen geleden het blogartikel “Hoe interactief bent u?”. De auteur stelt zich in dat artikel de vraag of elke K.M.O. voldoende het belang van interactieve, online communicatie beseft. Wie onze bedrijfsblog volgt, weet dat we de auteur volledig bijtreden.
Een van de lezers van het artikel reageerde en stelt dat het op dat vlak erg gesteld is bij de beoefenaars van vrije beroepen: “Binnen onze branche is er momenteel maar 1 accountants- en belastingadvieskantoor dat oog heeft voor internet en social media en dat is Deloitte. En dat is er maar 1!”
Die stelling is echter fout én onvolledig.

Fout! Want vrije beroepen ontdekken wel stapsgewijs internet & sociale media.
Alleen doen ze er langer over en was hun achterstand enorm groot. Een achterstand die men niet inhaalt op enkele maanden tijd. Trouwens, waarom zou een bescheiden K.M.O. pionier moeten zijn ten opzichte van de man in de straat? Zelfs bij het grote publiek, de ‘bevolking’, heersen onwetendheid, twijfels, vooroordelen, desinteresse en onderschatting wanneer het gaat over online media. De introductie van een baanbrekend communicatiemiddel / -kanaal zorgde steeds voor tegenstand, verwarring, aarzeling en tot slot een trage maar gestage toepassing ervan. Kijken we maar naar de introductie van e-mail, als communicatie-toepassing op de privé- en werkvloer! Hoe lang duurde dat niet…
En er zijn wel degelijk beoefenaars van vrije beroepen die mee zijn met hun tijd, beter nog, die voorlopen op hun collega’s binnen de sector! Een van onze klanten, een accountants- en belastingconsulentenkantoor met twee vestigingen, te Sint-Niklaas en te Keerbergen, combineert een website en blog met de sociale netwerken Facebook, Flickr, LinkedIn en Twitter. Daarnaast verzenden ze een periodieke nieuwsbrief via e-mail naar elke persoon of firma die zich hiervoor inschreef. De resultaten spreken voor zich. Het bezoek op hun website steeg zienderogen. Hun blog bleek goed te scoren binnen Google en werkte, net als hun sociale netwerken als een ‘magneet’, een publiekstrekker.

Fout! Vergelijk aub geen appelen met peren!
Elke sector heeft grote, vaak internationaal verankerde spelers en minder grote tot kleine actoren. Dat geldt ook voor accountants & fiscalisten. Deloitte behoort tot de internationale top, de zogenaamde ‘majors’ ofwel ‘big 5′. Of zij daarom beter zijn qua prijs/kwaliteit-verhouding voor wat hun diensten betreft, doet hier nu niet ter zake. Onze klant is te groot geworden om nog klein te noemen, en nog ietsje te klein om al groot te noemen. Ook voor andere sectoren luidt ons devies: vergelijk geen appelen met peren! Zo kan en mag u een sanitair installateur, ook al zou hij meerdere vestigingen hebben, op communicatie-vlak niet vergelijken met bijvoorbeeld Van Marcke. Daar stelde men, net als bij enkele andere grote bedrijven, een ‘Chief Social Media Officer’ aan. Knap, maar voorlopig ondenkbaar binnen een gemiddelde K.M.O. De tijdspanne, interne organisatie, externe doelstellingen en vooral ook budgetten verschillen immers enorm.

Onvolledig! Deontologie & beroepsverenigingen lopen achter...
Talrijke beoefenaars van vrije beroepen kennen hun deontologische code en zijn bang of nog erger, weten niet eens wat hun specifieke plichtenleer (beroepscode) voorschrijft als het gaat over communicatie en ‘publiciteit’. Vaak zijn het de beroepsverenigingen zelf die er het ergste aan toe zijn qua achterstand in technologische of communicatieve toepassingen. En ondernamen instanties zoals het B.I.B.F. (Beroepsinstituut van erkende Boekhouders & Fiscalisten), I.A.B. (Instituut van de Accountants & Belastingconsulenten) en I.B.R. (Instituut van de Bedrijfsrevisoren) in het verleden al een initiatief, dan belandden ze meestal in een overdreven gecommercialiseerd opzet (evenement en/of duur seminarie) dat de gestelde doelen telkens rijkelijk voorbij schoot, het vooropgestelde publiek nauwelijks ‘bereikte’ en enkel de sponsors een plezier deed…

En dan hebben we het nog niet gehad over de noodzaak aan discretie die bij de meeste vrije beroepen komt kijken. Kan een beoefenaar van een vrije beroep open en bloot communiceren over gelijk wat? Neen, natuurlijk niet. De discussie omvat dus heel wat meer dan enkel en alleen het aantal initiatieven en de manier waarop de beoefenaars van vrije beroepen omgaan met online media…

En wat is uw mening? Ze kan belangrijk zijn, want we hebben het hier over een van de grootste economische sectoren in België; de vrije beroepen…

KMO & ICT blijven vreemden voor elkaar…

Op dinsdag 5 mei gaf BackBone media, bij monde van uw ondergetekende dienaar, een van de vele presentaties op de eerste editie van Forum For the Future te Brussel. De titel van onze presentatie luidde: “Kostenbesparing door ICT?” oftewel de KMO & ICT. Ook nu weer werd het pijnlijk duidelijk: de (K)KMO, specifiek in het geval van Forum For the Future de beoefenaars van vrije beroepen, beseft niet het belang van ICT binnen hun organisatie, hoe klein of groot die ook is. Onze visie op zowel het forum als op de vrije beroepers en ICT…

Forum For the Future: wat en hoe?
Wat is dat, Forum For the Future? De zogenaamde stichting beoogt het ondersteunen, sensibiliseren en promoten van de beoefenaars van vrije beroepen in al hun facetten. Dat doen ze onder andere door het verspreiden van info, het voeren van enquêtes, heel wat lobbywerk (veronderstellen we) en het organiseren van een jaarlijks ‘congres’, waarvan de 1ste editie op 5 mei plaatsvond. Hoe de stichting werd samengesteld, dat moet u maar uitvlooien op hun website. Ons viel meteen op dat ook de nodige commerciële partners van bij aanvang voorzien waren. Want naast de officiële beroepsverenigingen van de vrije beroepers, zien we in alle communicatie eveneens bedrijven zoals ING, Electrabel, UCM en Microsoft. Voor een congres lijkt dat alvast een leuke mix: structurele & commerciële partners met een verschillend startpunt maar met een gemeenschappelijk doel voor ogen.

Schermafbeelding fragment e-mail nieuwsbrief FFF

In de aanloop naar het congres kon men zich inschrijven op hun periodieke nieuwsbrief (via e-mail) en ook op de site bewoog er af en toe wel wat. Maar voor een ‘forum voor de toekomst’, liep het wat dat laatste betreft niet meteen vlot. Er leek ons inziens relatief weinig lawaai (lees: ruchtbaarheid oftewel reclame) te worden gemaakt en de periodieke e-mails hadden allerminst een futuristische, aansprekende opbouw. Kortom, de voorafgaande communicatie had men uitgebreider maar vooral levendiger moeten aanpakken! Een voorbeeldje hiervan: de organisatie achter Forum For the Future plaatste de door ons aangeleverde introductietekst & praktische info pas enkele dagen voor het congres online. Jammer, want het voorziene tekstje had als doel de voor ICT bange vrije beroepers op humoristische wijze te lokken! Tja…

Forum For the Future: het congres?
De communicatie had dus heel wat beter mogen zijn. Hoe anders valt te verklaren dat slechts +/- 500 mensen zich inschreven voor het congres? 500 mensen… Laat het nu nog +/- 1000 mensen geweest zijn. En akkoord, het was de eerste editie. Maar dan nog! Want met meer dan 200.000 beoefenaars, vormen de vrije beroepen in ons land de op een na grootste groep in het ondernemerslandschap!!  Enkel het segment ‘handel & diensten’ gaat hen vooraf. Beeld je eens in hoeveel bezoekers men had kunnen mobiliseren indien de co-organiserende belangenverenigingen én de commerciële partners alle registers hadden opengetrokken!
Het congres op zich leek in onze ogen degelijk georganiseerd; strak en stipt, zoals men van vrije beroepen kan verwachten. Maar helaas hing er ook de sfeer van een doordeweeks accountantskantoor. Niets mis mee, maar droog, zeer serieus. Zo vonden wij persoonlijk de keuze voor zwarte doeken voor tafels, toog en ‘muren’ niet meteen ‘luchtig’. Ook gaf de zaal (het ‘centrale pleintje’ waarrond alle ‘presentatiezaaltjes’ opgebouwd waren) een redelijk ‘lege’ indruk. En u weet hoe wij Belgen zijn! Is het te druk, dan klagen we over het aanschuiven, maar is het rustig, dan zien we daar een slecht voorteken in. Nogmaals, heel veel van de voorgenoemde dingen zullen zichzelf tijdens de volgende edities van ‘Forum For the Future’ ongetwijfeld oplossen. Maar het is en blijft een feit: de communicatie en interactie, in de periode die het congres vooraf ging, had ’sterker’ mogen zijn.

De KMO (en zeker de vrije beroepen) onderschatten het belang van ICT!
Om 14u15 was het in een van de zaaltjes aan ons! … Vier mensen zaten ons aan te staren (ter info: tegen het einde van de presentatie telden we heel wat meer mensen, gelukkig, pfjoew..). Van de +/- vijftig stoeltjes slechts vier ingenomen… Of we dat jammer vonden? Neen, die zeer lage opkomst verbaasde ons allerminst. Want laat ons ervan uitgaan dat er op dat ogenblik ongeveer 250 bezoekers aanwezig waren (500 inschrijvingen plus niet vooraf ingeschreven personen minus afwezigen minus de rest van de dag). Vervolgens verdelen we die 250 mensen over de verschillende zaaltjes & het centrale ‘plein’. Bovenop dat mathematisch feit komt nog bij dat de gemiddelde beoefenaar van vrije beroepen nu eenmaal niet erg geïnteresseerd is in het onderwerp ‘ICT’. En dan drukken we ons nog voorzichtig uit. Is dat hun schuld? Niet helemaal. Vinden zij het saai? Ach, men zou toch verwachten dat zij vaak heel wat ‘drogere’ dingen dan ICT achter hun kiezen krijgen, niet? Waarom pakt de verf dan niet op hen?

De ICT-sector (resellers) spreekt niet de taal van de KMO!
Opnieuw komen we terecht bij het belang van degelijke, maar vooral verstaanbare communicatie… De beoefenaars van vrije beroepen zijn niet dom, integendeel! Anders zouden u en ik er bijvoorbeeld onze boekhouding niet aan toevertrouwen. Maar in het verhaal ICT & KMO spreken afzender en ontvanger vaak een verschillend taaltje. Tijd & taal: de tijd nemen om in hun taal, stapje voor stapje, te informeren en dus te sensibiliseren. Talrijke factoren spelen hier een rol. Zo komt bijvoorbeeld uw lokale ‘reseller’ (IT- en ICT bedrijven) steeds meer onder druk te staan in zijn prijzen (de marges die men kan nemen), waardoor volume en snelheid belangrijker worden in hun dagelijkse activiteiten. De klaagzang “de resellers worden uitgeknepen” hoor je steeds vaker weerklinken. Maar ook praat de gemiddelde IT-er doorgaans ‘corporate’ Engels, terwijl zijn KMO-klant ‘praktisch Nederlands’ hanteert, zoals “Waarom geeft me dat een meerwaarde?”, “Hoeveel moet dat kosten?” enzovoort.

Communicatie & IT binnen een KMO zijn niet of nauwelijks op elkaar afgestemd!
Het is niet zonder reden dat BackBone media nauw samenwerkt met een ICT-bedrijf, meer bepaald PC Service Hagers. Computers, telefoons, op locatie werken maar toch ingelogd zijn op kantoor, internet, e-mail,… ICT maakt uw hedendaagse communicatie mogelijk! En toch zijn in de meerderheid van de bedrijven de communicatie en de IT, anno 2009, niet of nauwelijks op elkaar afgestemd. Moeilijk te begrijpen, want op die manier komen een van beide of zelfs beiden niet tot hun volste recht en verliest de bedrijfsleider dus efficiëntie, dus geld!

De KMO beseft niet dat de tijd van doordrukpapier ver achter ons ligt!
Een ander heikel punt, aan de kant van de ‘ontvanger’… Zeker de beoefenaars van vrije beroepen hebben – bewust of onbewust – honderd en één vooroordelen tegenover ‘ICT’ oftewel technologische vooruitgang. De bekendste reflex is wat wij graag ‘jobprotectionisme’ noemen. Zoals deze klassieker: “Wij werken al jaaaaren zo! Waarom zouden we dat nu plots moeten veranderen?!”. Ervaring leert ons dat op zulk ogenblik slechts één ding echt helpt: toon hen een of meerdere voordelen, laat hen voelen, testen, ruiken, smaken en vooral.. geef hen de nodige tijd om alles te bevatten, te laten doordringen. KMO & ICT, ‘t zijn ideale partners voor elkaar. Alleen, net als bij een huwelijk, moet men zich langs beide kanten dagelijks inspannen, met begrip en een luisterend oor voor elkaar, in het besef dat Rome ook niet op een dag gebouwd werd!

En waar kan u onze presentatie “KMO & ICT” terugvinden?
Op onze “SlideShare”-stek: klik hier

Deelt u onze mening, of bent u het grondig oneens? Typen na de ‘biep’!

- Biep -

E-mailloze vrijdag…?!

Op 28 november (2008) was het “e-mailloze vrijdag”. De naam zegt het zelf: de organisatoren wilden ons een dagje ontlasten van e-mails. Dergelijke initiatieven kennen steeds hevige aanhangers en stevige tegenstanders. Wijzelf behoren tot die tweede groep. Waarom? ”Want hoeveel tijd verspelen we niet iedere dag weer met heen en weer mailen, mijnheer!? En al die stress, je beantoordt een e-mail en meteen staan er daar al twee of drie nieuwe, vette mails te blinken in de overvolle inbox!?” En wij zijn tegen e-mailloze dagen? Yep… Niet het communicatiemiddel maar wel de gebruikers gaan in de fout!

Tot voor kort was het “in” om gewichtig te doen over het aantal e-mails dat je dagelijks moest verorberen. Het stond “chique” 24 uur op 24 bereikbaar te zijn. En je was een “popie jopie” als je opvallend korte replieken terugzond, in het genre van “ontw ok, gvd, mt dnk, k” (“Ontwerp is oké, goed voor druk. Met dank, Koen”).
Maar het tij keert langzaam. E-mail is nog niet eens bij iedereen doorgedrongen, laat staan bij alle bedrijven op een efficiënte wijze gebruikt. En toch komt het medium steeds vaker negatief in het nieuws. Nog heel even en de hongersnood in Somalië is ook de schuld van ‘e-mail’…

Onterecht en jammer, vinden wij. We breken hierbij graag een lans voor het zwarte schaap ’e-mail’.

Essentieel is het correct gebruik ervan! Toon Hermans zei ooit over het toen nog gloednieuwe medium televisie: “Het is een instrument, je moet ermee leren omgaan. Je kan een beetje kijken, maar je moet niet de hele dag voor dat ding zitten.” Dat geldt ook voor e-mail. E-mail veroorzaakt geen stress, wel de manier waarop u ermee omgaat!
Vergelijken we e-mail met andere communicatiemiddelen? Bijvoorbeeld met de telefoon?
U belt mij: gerinkel. Ik neem niet op want ik ben bezig met het schrijven van een tekst die dringend richting klant moet. U belt mij opnieuw: opnieuw gerinkel. Tweemaal ben ik uit m’n concentratie gesleurd. U beslist dan maar een boodschap achter te laten op het antwoordapparaat. Tien minuten later belt Mevrouw Mailbox me terug, met uw boodschap: opnieuw gerinkel. Wat dan volgt is pure chantage: neem ik nu niet op, dan zal Mevrouw Mailbox mij ongenadig – sadisme is haar niet vreemd – ieder volgend uur opnieuw ‘oprinkelen’…
Ik moet dus uw boodschap beluisteren, geen keuze, in tegenstelling tot e-mail. Oeps foutje, ik heb wel een keuze: ofwel de inhoud van uw ‘voice mail’ onthouden, uw ‘voice mail’ bewaren op m’n G.S.M.-toestel, ofwel de inhoud ervan ergens op een blaadje papier neerkrabbelen, om u dan uiteindelijk toch terug te bellen.
“Ach, als telefoon u zo erg stoort, schakel hem dan uit!” Klopt. Maar waarom doet u dat dan ook niet in het geval van e-mail? Schakel uw e-mailprogramma even uit! Wat geldt voor het ene medium is ook van toepassing voor het andere!

Toch verscheen onlangs het zoveelste artikel dat het gemunt heeft op de elektronische post: “E-mail werkt als een gokmachine” in De Tijd (28-11-08).
- Het eerste wat de redacteur aanhaalt is de zogenaamde ‘Informatie overload’: een veelvoud aan e-mails waarvan de meerderheid vaak nutteloos blijkt te zijn. Pardon?
Heeft u die informatie ‘overload’ niet bij andere media? TV? Radio? En laat ons de belangrijkste niet vergeten… in uw kranten?! Lees uw krant kritisch en u merkt hoeveel bizarre, triviale info uw dagblad schaamteloos bevuilt en uw bladspiegel er niet makkelijker op maakt.

- Ten tweede legt e-mail beslag op de planning van onze werkdag, aldus de redacteur. Om dit argument te staven, haalt men er enkele internationale onderzoekers bij. Ontkennen wij dit? Neen, ook wij zijn ervan overtuigd dat mensen verslaafd kunnen zijn, bewust of onbewust, aan e-mailen, net zoals ze ook verhangen raken aan vergaderen, telefoneren of TV-kijken. De schuld van die media? Volgens ons niet. Telkens gaat de gebruiker van het betreffende communicatiemiddel in de fout, discipline moet er zijn. Check bijvoorbeeld slechts driemaal per dag uw e-mail, dat is ruim voldoende.

Maar ons e-mailprogramma uitschakelen is in veel situaties niet (meer) mogelijk. Hoeveel mensen beschouwen hun ‘inbox’ niet als een soort ‘to do’-lijstje? Indien goed georganiseerd, wordt het programma waarin we onze e-mails verzenden en ontvangen (Outlook, Lotus Notes,…) gebruikt als een kast, opgebouwd uit tientallen submappen met daarin alle vereiste info voor onze werkdag. Dus wanneer we e-mail evalueren, moeten we ook rekening houden met de praktische werkorganisatie op kantoor of thuis.

Elk communicatiemiddel vereist ook beleefdheid van de gebruikers. Vaak verwacht de beller of de afzender meteen reactie. Krijgt hij/zij dat niet, miserie! Ook dat is niet de schuld van e-mail maar van de mens. In het verkeer, bij de bakker, in de kerk of bij het met elkaar communiceren; we hebben geen geduld en zeker geen tijd. Daarover lezen we niets in dat zogenaamd allesomvattende rapport over ‘e-mail’, in De Standaard… Het snel in de schoenen schuiven van het e-mailende gedeelte van de bevolking vinden wij naar populisme en gratuite kritiek overhellen!! 

- Over beleefdheid gesproken, als derde argument haalt De Standaard aan dat e-mail ons associaal maakt; we kennen onze collega’s niet meer, er is weinig of geen rechtstreeks contact meer. Dat klopt. En opnieuw verwijzen we naar onze eerdere stelling dat je best alles met mate doet. Mail je jezelf toch onvermijdelijk te pletter, zorg dan voor voldoende ‘tegengif’ in je andere activiteiten. Bijvoorbeeld: kom in je vrije tijd veel onder de mensen, zorg voor een aangenaam actief & sociaal leven, naast je werk.
Die stelling is trouwens hypocriet! Men kent tegenwoordig z’n eigen buren zelfs niet meer, is dat ook de schuld van e-mail misschien?!?

Wilt u meer weten over zij die het op e-mail gemunt hebben? Surf dan naar deze links:
http://www.standaard.be/Artikel/Detail.aspx?artikelId=TS23C4IH&kanaalid=169
http://www.emaillozevrijdag.be/email10geboden.html

Onze conclusie? Het getuigt van een enge visie mochten we e-mail beschouwen als een ‘persoon’, een levend iets, wat ons tegenhoudt ons normaal werk op een degelijke manier tijdig gedaan te krijgen. Laat ons eerst in eigen boezem kijken alvorens de rekening van e-mail te maken! Zoals in dit blogbericht aangetoond, heeft het te maken met ‘discipline’, ‘organisatie’,  ’sociale vaardigheden’ & ‘emotionele intelligentie’. Trouwens, al eens stilgestaan hoezeer het ons zakendoen ook positief heeft beïnvloed? Het is een communicatiemiddel, minder opdringerig en meer overzichtelijk dan een telefoon(gesprek), sneller dan een brief en meer bijkomende mogelijkheden dan diezelfde brief, zoals mensen in CC plaatsen, bijlagen bijvoegen,… E-mail is dus enkel een weerspiegeling van haar gebruikers, een spiegel van de maatschappij. Bent u het niet eens met e-mail? Dan bent u het niet eens met bepaalde tendensen in onze maatschappij. Doe er dan wat aan, samen met ons! Niet zonder reden geven wij bij BackBone media vaak infosessies over een optimale, interne organisatie op kantoor.

Voor een keer zijn we het volledig eens met enkele ‘corporate’ firma’s, zoals Microsoft BeLux en hun directeur Dhr. Vandervoort die het als volgt samenvat: “We moeten ons e-mailgedrag veranderen. We moeten niet stoppen met e-mailen, wel slimmer communiceren.” Bingo! Ja tuurlijk, het komt uit de mond van iemand die baat heeft bij software en bij e-mailen. Maar het blijft een waarheid als een koe!

U deelt onze mening of u schudt geïrriteerd met uw hoofd bij het lezen van dit blogbericht? Laat het ons weten, niet per e-mail of telefoon, maar via de voorziene ‘reactie’-knop onderaan ieder blogbericht.