Verzamelen van e-mailadressen vormt basis voor uw netwerk!

Tweet

Zowel online (internet) als offline (dagelijks leven) is het onophoudelijk verzamelen van contactgegevens essentieel voor uw bedrijf.  Een degelijk en goed gevulde adressenlijst waarborgt uw toekomstige omzet en is de basis voor hechte en langdurige relaties met mensen die u mogelijk ooit eens van dienst kunnen zijn.  Maar hoe komt u aan adresgegevens?

Het verzamelen van contactgegevens is belangrijk!
Ongetwijfeld wordt de wetgeving rondom e-mail marketing (het verzenden van e-mails met een commerciële bedoeling) de komende jaren nog strenger.  Logisch, de hoeveelheid ongevraagde e-mail, ‘spam’, neemt toe.  Vroeger was het eenvoudig: u ‘bemachtigde’ gelijk welk e-mailadres en verzond uw mail.  Heden mag u enkel nog commercieel getint e-mails verzenden naar mensen waarmee u al in contact staat (die u al kent) of naar de zogenaamd generieke e-mailadressen (algemene, publiek bekende e-mailadressen, bijvoorbeeld info@).  Het persoonlijk en op een correcte manier bekomen van e-mailadressen, en van contactgegevens in het algemeen, wordt dus steeds belangrijker.

Orden & organiseer uw adresgegevens op een praktische manier!

Orden & organiseer de adresgegevens
die u al heeft.
Inderdaad, het verzamelen van contactgegevens begint bij uzelf.  Losse visitekaartjes in de schuif van uw bureau, contactgegevens gekribbeld op losse papiertjes of in uw agenda, de bijgehouden informatie is binnen het bedrijf niet centraal toegankelijk voor alle medewerkers, of nog erger, niet ‘up to date’, enzovoort.  Heeft men de coördinaten van een leverancier nodig?  Dan duikt men vlug in de boekhouding, op zoek naar zijn meest recente factuur.  Het e-mailadres van dat bedrijf?  Geen nood, ik typ de vermoedelijke, eerste letters en m’n e-mailprogramma vult het automatisch aan.

Kortom, in heel wat bedrijven wordt er slecht omgesprongen met de coördinaten van alle contactpersonen.  Men neemt amper de tijd om alle adresgegevens in een lijst of op zogenaamde adreskaartjes in te geven.  Vaak uit gewoonte, gemakzucht of omdat men het niet belangrijk vindt.  Dat kost tijd en geld.  Want de dag waarop u uw adressenlijst wilt benutten, moet u dubbel zo hard werken om eerst alles op punt te zetten.

Vraag naar hun contactgegevens.
Klinkt eenvoudig?  En toch vergeet men het steeds weer!  Hebt u contact met iemand, aan de telefoon, in een gesprek in levende lijve, via e-mail, of via een of ander sociaal netwerk?  Vraag naar haar / zijn coördinaten. Dat betekent niet dat u gelijk wie opbelt voor de eerste maal en meteen naar z’n e-mailadres vraagt!  Zorg ervoor dat uw vraag op een gepast ogenblik wordt gesteld.  Doe het pas nadat uw oorspronkelijke reden van contact afgehandeld is.

Wissel contactgegevens uit.
Overhandig uw visitekaartje bij het begin of bij het einde van uw gesprek.  De kans is groot dat uw contactpersoon zijn visitekaartje geeft. Maar denk aan onze eerste tip!  Met een los visitekaartje bent u niets!  Geef dit in, in een lijst (bijvoorbeeld in Excel) of in de adressenlijst van uw e-mailprogramma.

Roep op tot actie en geef iets in ruil.
De zogenaamde ‘call to action’.  Het aanzetten tot een bepaalde actie.  Geef de persoon die uw website of blog bezoekt een goede reden om uit zichzelf (uit vrije wil) zijn contactgegevens (meestal naam / e-mailadres) achter te laten.  Geef uw bezoekers in ruil voor hun contactgegevens bijvoorbeeld een document vol interessante tips dat ze kunnen downloaden na het ingeven van hun coördinaten.

Overweeg het gebruik van sociale media.
Zorg ervoor dat u op verschillende manieren bereikbaar bent.  Adres, telefoon, e-mail en een website vormen al een mooie start.  Maar een of meerdere sociale mediakanalen zijn de kers op de ‘contacttaart’.  Via online netwerken zoals Facebook en LinkedIn kan u heel makkelijk meerdere mensen tegelijk een bericht bezorgen en ontdekt u meestal ook hun andere contactgegevens. Maar opgelet, gedraag u niet als een virtueel reclameblaadje.  Val de mensen niet lastig.  Ook op online netwerken gelden ongeschreven beleefdheidsregels.

Houd uw adressenlijst ‘up to date’!
Het bekomen van contactgegevens is een ding.  Maar ze onderhouden, dat wordt vaak vergeten.  Mensen veranderen van adres of van job.  Bedrijven verhuizen of wijzigen hun activiteiten.  E-mailadressen worden niet meer gebruikt of werden gewijzigd.  Het kan zich allemaal voordoen.  Vaak zonder dat u het opmerkt.  Blijf op de hoogte, onderhoud uw contacten en verzend op geregelde tijdstippen een e-mail (bijvoorbeeld een periodieke nieuwsbrief) waarin u een ‘call to action’ opneemt. Op die manier laat men nogmaals z’n contactgegevens achter en kan u uw adressenlijst ‘updaten’ indien nodig.

Verzamel de contactgegevens op een praktische manier.
Indien u met het idee speelt om in de toekomst aan e-mail marketing te doen, organiseert u uw adressenlijst best meteen op een zo praktisch mogelijke manier. De meeste e-mailprogramma’s (Outlook, Lotus Notes, Gmail, Hotmail,…) bevatten een onderdeel waar u de adresgegevens van al uw contactpersonen kan bijhouden.  Of u kan natuurlijk ook alle contactgegevens rechtstreeks ingeven in een lijst in Excel.  Zowel vanuit uw e-mailprogramma als vanuit Excel kan u nadien uw adressenlijst makkelijk importeren in de software waarmee u uw e-mail marketing zal uitvoeren.

Heb oog voor detail!
Tot slot, wees correct in de schrijfwijze van de naam van uw contactpersoon of diens bedrijf.  Vaak maken de puntjes op de i het verschil tussen u en uw concurrent.

Lees ook onze blogartikels:
Tips voor e-mail campagnes / nieuwsbrieven (e-mail marketing) (deel 1)
Tips voor e-mail campagnes / nieuwsbrieven (e-mail marketing) (deel 2)